KI-Automatisierung für Unternehmen auf Mallorca, gebaut und eingerichtet.
Wir sind ein Team auf Mallorca, das die KI-Systeme baut und betreibt, die kleine Unternehmen in Palma und auf den ganzen Balearen tatsächlich brauchen. Keine Komplexität, kein Projekt über ein Jahr, keine Entwickler auf Ihrer Seite des Tisches. Zwei oder drei Systeme mit hohem Nutzen, sauber gebaut, danach übergeben oder von uns betrieben.
Über 7 Jahre Vertrieb in zehn Branchen, dazu KI-Einführung aus der Praxis · 1,5 Mio. £ nachverfolgter Umsatz über das System, das wir für ein britisches Unternehmen im Bereich Gesundheitstransformation gebaut haben · Ansässig in Palma de Mallorca · Europäische Server, DSGVO von Anfang an, KI-Verordnung berücksichtigt
Was KI für ein Unternehmen auf Mallorca wirklich leisten kann
Die meisten Unternehmer, mit denen wir sprechen, wissen bereits, dass KI ihnen helfen könnte. Sie wissen nur nicht, wo sie anfangen sollen, welches Werkzeug was tut, oder ob das Neueste, worüber gerade alle reden, für ein Unternehmen ihrer Größe überhaupt relevant ist. Statt abstrakt über KI zu reden, hier drei Situationen, die jeder Unternehmer wiedererkennt. Jede davon ist lösbar, und die meisten kosten gerade jetzt echtes Geld.
Die Anfrage um 21 Uhr
Ein Unternehmer bekommt an einem Dienstag um 21:47 Uhr eine Anfrage über seine Website. Er sieht sie am Mittwochmorgen. Bis dahin hat die Anfrage zwei Wettbewerber angeschrieben und bei dem gebucht, der zuerst geantwortet hat. Das ist kein Problem der Kundengewinnung. Es ist ein Problem der Antwortgeschwindigkeit, und es ist die größte Quelle verlorener Umsätze, die wir bei kleinen Unternehmen sehen.
Die Nachfassaktion, die nie stattfand
Ein kleines Unternehmen bekommt mehr Anfragen pro Monat, als der Inhaber persönlich verfolgen kann. Er antwortet auf die erste Nachricht. Die Anfrage sagt „Ich denke darüber nach." Danach passiert nichts mehr. Die meisten dieser Anfragen wären mit drei oder vier gut getimten Nachfassungen zu Kunden geworden, aber das Unternehmen ist mit der Leistungserbringung beschäftigt, und niemand hat Zeit, einem Vielleicht hinterherzulaufen.
Die vier Stunden pro Woche, die Sie nie zurückbekommen
Ein Unternehmer verbringt vier Stunden pro Woche mit Verwaltung. Unterschriften hinterherlaufen, Tabellen pflegen, Rechnungen schreiben, Daten zwischen Werkzeugen hin- und herschieben. Nichts davon lässt das Unternehmen wachsen, aber von allein erledigt es sich auch nicht.
Für ein britisches Unternehmen im Bereich Gesundheitstransformation, mit dem wir arbeiten, haben Systeme, die genau diese drei Probleme angehen, 1,5 Mio. £ nachverfolgten Umsatz erzeugt, die siebenfache Vertriebsaktivität mit demselben Team und über 11.000 automatisierte Nachfassungen seit dem Start. Der folgende Abschnitt zeigt, wie diese Systeme konkret aussehen.
Was sie (noch) nicht kann
Unternehmer, mit denen wir sprechen, erwarten meist eines von zwei Dingen. KI als Zauberstab, der alles löst, oder KI als überschätzte Mode, die nichts löst. Die Wirklichkeit liegt dazwischen, und es lohnt sich, die ehrlichen Grenzen klar zu benennen, bevor Sie jemanden beauftragen, uns eingeschlossen.
Sie repariert keinen kaputten Prozess. Sie lässt ihn nur schneller ablaufen.
Wenn Ihr Vertriebsprozess vor der KI unklar ist, bleibt er danach unklar, nur eben automatisiert. Deshalb beginnt jedes Projekt mit einem kurzen Gespräch: Wir schauen uns an, wie Ihr Unternehmen tatsächlich läuft, und wenn der Prozess selbst das Problem ist, sagen wir das, auch wenn wir dadurch nicht beauftragt werden.
Sie ersetzt kein menschliches Urteil bei den Entscheidungen, die zählen.
Ob Sie jemanden entlassen. Ob Sie einen fordernden Kunden annehmen. Die Preisgestaltung für einen maßgeschneiderten Auftrag. Das sind die Entscheidungen, die ein Unternehmen prägen, und KI hat dort nichts zu suchen. Was sie gut kann: Ihnen die Stunden zurückgeben, die Sie derzeit an Verwaltung verlieren, damit Sie mehr Zeit und mehr Kopf für die Entscheidungen haben, die nur Sie treffen können.
Sie funktioniert nicht ohne Grenzen, und die Grenzen sind der eigentliche Punkt.
Ein KI-Agent arbeitet zuverlässig, wenn seine Aufgabe eng gefasst ist („beantworte Anfragen mit diesen Arten von Antworten, buche Gespräche in diese Zeitfenster"). Er scheitert, wenn er offene Aufgaben bekommt („finde heraus, wie dieses Unternehmen wachsen kann"). Jedes System, das wir bauen, hat harte Grenzen und klare Eskalationswege für alles, was darüber hinausgeht. Das Ziel ist stille Zuverlässigkeit, keine autonome Magie.
Sie liegt nicht immer richtig, deshalb läuft nichts Wichtiges ohne menschliche Kontrolle.
Sprachmodelle halluzinieren gelegentlich. Automatisierungen brechen gelegentlich, wenn sich ein vorgelagertes Werkzeug ändert. Alles, was zählt (eine Nachricht an einen echten Kunden, eine Entscheidung mit Umsatzwirkung), hat immer einen Menschen im Ablauf. Sie sehen jede Nachricht, die hinausgeht, und Sie können jeden Teil des Systems jederzeit ändern oder abschalten.
Wenn Sie hören wollten „KI kann alles und rechnet sich in einer Woche", ist das nicht Ihre Seite. Die Wirklichkeit ist leiser, und nützlicher.
Womit die meisten Unternehmen auf Mallorca anfangen
Jedes Unternehmen, mit dem wir arbeiten, beginnt mit zwei oder drei konkreten Systemen, nicht mit einem Strategiepapier. Die drei unten decken das meiste ab, wodurch ein kleines Unternehmen gerade Geld verliert. Wählen Sie eines, und es rechnet sich meist, bevor wir das zweite bauen.
Sofortreaktion auf Anfragen
Das System: Eine Anfrage trifft auf Ihrer Website, Ihrem WhatsApp oder Ihrem Kontaktformular ein. Innerhalb von Sekunden (um drei Uhr nachts, an einem Sonntag, während Sie im Urlaub sind) erhält sie eine intelligente erste Antwort, zugeschnitten auf das, wonach gefragt wurde. Sie beantwortet die Frage, prüft, ob es passt, und bucht ein Gespräch direkt in Ihren Kalender.
Passt zu: jedem Unternehmen, bei dem Anfragen außerhalb der Geschäftszeiten eingehen, oder bei dem der Inhaber selbst antwortet und der Inhaber beschäftigt ist. Also den meisten.
Automatisiertes Nachfassen
Das System: Die Anfrage, die „Ich denke darüber nach" gesagt hat, kommt in eine Sequenz über E-Mail, WhatsApp oder SMS, je nachdem, welcher Kanal passt. Sie bleibt persönlich in Kontakt und nimmt Bezug auf die ursprüngliche Frage, bis entweder gebucht oder ausdrücklich abgelehnt wird. Kein Massenmailing. Eine echte Sequenz, zugeschnitten auf das jeweilige Gespräch.
Passt zu: Unternehmen mit mehr Anfragen, als sie persönlich nachverfolgen können, wo „darum kümmere ich mich später" eine vertraute interne Entschuldigung ist.
KI-Empfang
Das System: Ein Assistent, eingebettet auf Ihrer Website oder in Ihrem Postfach, der die häufigen Fragen abfängt („Nehmen Sie neue Kunden an?", „Was kostet das?", „Wo sitzen Sie?") und alles, was Urteilsvermögen braucht, an einen Menschen übergibt. Rund um die Uhr erreichbar, wird nicht müde und vergisst nie zu antworten.
Passt zu: Unternehmen, die dieselbe Handvoll Fragen dutzendfach pro Woche beantworten, wo die Zeit eines Menschen in der eigentlichen Arbeit besser aufgehoben ist.
Die meisten fangen mit einem davon an, sehen dass es funktioniert, und entscheiden dann, ob sich das nächste lohnt. Nichts ist „Phase eins von zehn". Ein System nach dem anderen.
Die europäischen Regeln, in klarer Sprache
Datenschutz und KI-Regulierung sind die beiden Fragen, die in jedem Erstgespräch mit einem europäischen Unternehmer aufkommen, der über KI nachdenkt. Beide haben klare Antworten. Das ist, worauf es wirklich ankommt.
DSGVO: Wo die Daten Ihrer Kunden liegen, ist entscheidend
Nach der DSGVO sind Sie dafür verantwortlich, was mit den personenbezogenen Daten Ihrer Kunden geschieht, einschließlich der Frage, wo sie gespeichert werden und wer sie verarbeitet. Wenn Sie einen KI-Dienst mit Sitz in den USA nutzen, verlassen diese Daten in der Regel die EU, und die Last, das zu dokumentieren und zu begründen, liegt bei Ihnen.
Unser Ansatz: Alles, was wir für Sie bauen, läuft auf europäischen Servern (unseren eigenen, in Frankreich). Kundendaten bleiben in der EU. Nichts wird über den Atlantik geschickt, damit ein KI-Werkzeug funktioniert.
Die KI-Verordnung: Fast jede Nutzung im Kleinunternehmen ist geringes Risiko
Die KI-Verordnung der EU ist das weltweit erste ernsthafte KI-Gesetz. Sie ordnet KI-Systeme nach Risikostufen ein, und die gute Nachricht ist: Was Sie tatsächlich einsetzen werden (Chatbots, Nachfass-Sequenzen, Empfangsagenten, Workflow-Automatisierungen), liegt klar in den Stufen „begrenztes Risiko" oder „minimales Risiko", wo die Anforderungen leicht sind. Für die große Mehrheit der Anwendungsfälle im Kleinunternehmen genügt es, sie zu kennen.
Wo es anfängt, relevant zu werden: automatisierte Einstellungsentscheidungen, Kreditscoring, biometrische Identifikation, Prüfungsbewertung. Das sind Hochrisiko-Kategorien, die die meisten kleinen Unternehmen nicht berühren.
Was das praktisch bedeutet
Unser Grundsatz: Alles, was Kunden direkt sieht, enthält einen klaren Hinweis darauf, dass KI beteiligt ist. Klarheit ist ein Ausgangspunkt, keine Pflichtübung. Wir bauen keine Systeme in den Kategorien „hohes Risiko" oder „verboten" der KI-Verordnung, und wir würden es Ihnen sagen, wenn Ihr Wunsch in eine davon fiele. Jedes System protokolliert, was es tut, sodass Sie einen Prüfpfad vorlegen können, falls Sie je danach gefragt werden.
Das ist keine Rechtsberatung. Dafür sprechen Sie mit einem Anwalt. Aber es ist der praktische Ausgangspunkt, den die meisten Inhaber kleiner Unternehmen suchen, und es ist die Form, die jedes unserer Projekte hat.
Wie es tatsächlich abläuft
Die meisten KI-Projekte beginnen mit einem Angebot und einem Sechsmonatsvertrag. Unseres beginnt mit einem 30-minütigen Gespräch und einem gebauten System. Das passiert tatsächlich, wenn Sie dieses Gespräch führen, von der Buchung bis zu dem Moment, in dem etwas live läuft.
Schritt 1: Ein 30-minütiges Gespräch, unverbindlich für beide Seiten
Wir schauen uns an, wie Ihr Unternehmen tatsächlich läuft. Woher Anfragen kommen. Wie Sie antworten. Wo Dinge länger liegen bleiben, als sie sollten. Was bereits automatisiert ist, und was sonntags um 23 Uhr noch von Hand gemacht wird.
Am Ende dieses Gesprächs haben Sie eine konkrete Liste der zwei oder drei Systeme, die sich zuerst zu übergeben lohnen: die, die am meisten Zeit oder am meisten entgangenen Umsatz zurückholen, in der kürzesten Zeit. Diese Liste gehört Ihnen, ob Sie uns beauftragen oder nicht. Manche nehmen sie und machen es selbst. Die meisten entscheiden, dass der Eigenbau die sechs Monate nicht wert ist, und beauftragen uns.
Schritt 2: Wir bauen ein System, richtig
Wenn Sie sich für eine Zusammenarbeit entscheiden, wählen Sie, mit welchem der zwei oder drei Sie beginnen, meist dem schmerzhaftesten. Wir bauen dieses eine System von Anfang bis Ende, angebunden an die Werkzeuge, die Sie ohnehin nutzen. Die Zeiträume hängen vom System ab, aber „Wochen, nicht Monate" ist die ehrliche Spanne für eine erste Einrichtung. Nicht weil wir Abstriche machen, sondern weil ein sauber abgegrenztes erstes System kein Jahr braucht.
Nichts anderes in Ihrem Unternehmen ändert sich währenddessen. Sie arbeiten weiter wie bisher; das neue System kommt daneben, nicht an die Stelle.
Schritt 3: Sie sehen es laufen und entscheiden dann, was als Nächstes kommt
Das erste System läuft. Sie sehen es in Ihren Zahlen: Buchungen, die über Nacht hereinkamen, Nachfassungen, die ein Vielleicht abgeschlossen haben, Stunden, die Sie zurückbekommen haben. Von hier aus können Sie das System selbst betreiben, oder wir betreiben es für Sie als laufende Leistung. So oder so entscheiden Sie, sobald sich der Wert gezeigt hat, ob Sie das nächste hinzunehmen. Oder eben nicht. Sie gehen so weit, wie Sie wollen, und keinen Schritt weiter.
Kein Knebelvertrag. Jedes weitere System ist eine Entscheidung, die Sie mit Ergebnissen vor sich treffen, nicht mit Prognosen in einer Präsentation.
Belege, keine Versprechen
Zwei Belege, beide von uns. Einer ist ein Kunde, der andere ist unser eigenes Unternehmen. Alle Zahlen unten sind in echten Systemen gemessen, nicht geschätzt.
Beleg 1: Ein britisches Unternehmen im Bereich Gesundheitstransformation
Vorher: Alles lief über Tabellen und Erinnerungsvermögen. Anfragen bekamen nur dann eine Antwort, wenn sich jemand daran erinnerte. Die meisten wurden nie nachverfolgt. Es gab keine Möglichkeit zu sehen, welche Abschlüsse gewonnen oder verloren wurden.
Was wir gebaut haben: ein vollständiges CRM (jede Anfrage raus aus den Tabellen), sofortige automatische Antworten auf neue Anfragen, Nachfass-Sequenzen, die weiterliefen bis jemand antwortete, und Live-Auswertungen darüber, was abgeschlossen wurde und was wegrutschte.
Das messbare Ergebnis, direkt aus deren eigenem CRM:
1,5 Mio. £ nachverfolgter Umsatz seit dem Start des Systems
390 abgeschlossene und erfasste Aufträge, wo zuvor keiner überhaupt sichtbar war
über 11.000 automatisch versendete Nachfassungen seit dem Start
7-fach höhere Vertriebsaktivität mit demselben Team, ohne Neueinstellungen
Jede Zahl oben ist gemessen, nicht geschätzt. Wir gehen den vollständigen Fall gern in einem Gespräch im Detail durch.
Beleg 2: Das Unternehmen, auf dessen Seite Sie gerade lesen
Viacala läuft auf demselben Stack, den wir bei Kunden einrichten. Das Chat-Widget auf dieser Seite wird von einem KI-Agenten betrieben, der häufige Fragen beantwortet, Besucher qualifiziert und echte Gelegenheiten an einen Menschen übergibt. Die Analyse mit 6 Fragen ist eine vollständige Lead-Strecke, gebaut in n8n. Die Dashboards, mit denen wir unser eigenes Unternehmen steuern, laufen auf Supabase, mit der Auswertungsebene in Metabase.
Jedes dieser Systeme ist etwas, das wir auch für einen Kunden bauen würden. In unseren Beiträgen beschreiben wir genau, wie wir jedes einzelne gebaut haben.
Wenn Sie die Systeme arbeiten sehen wollen, bevor Sie uns beauftragen: Sie laufen genau jetzt auf dieser Seite.
Das ist der ganze Beleg: die Zahlen eines Kunden und eine Live-Demonstration, mit der Sie gerade interagieren. Alles auf dieser Seite können Sie überprüfen, indem Sie sich auf dem Rest der Website umsehen. Wenn beides nicht reicht, wird kein Beleg reichen.
Was es kostet
Die meisten Agenturen, die KI-Automatisierung anbieten, starten bei 10.000 € oder mehr für ein erstes Projekt. KI-Beratung für Konzerne kostet ein Vielfaches davon. Unseres kostet meist weniger als beides, nicht weil wir Abstriche machen, sondern weil wir eng abgrenzen, nicht nach Stunden abrechnen und einer Arbeit, die das nicht braucht, keine Projektmanagement-Schichten hinzufügen.
Die ungefähre Größenordnung
Wir nennen einen Festpreis für den Bau selbst, auf Basis dessen, was die Analyse ergibt. Die meisten ersten Projekte liegen deutlich unter dieser Agentur-Untergrenze von 10.000 €. Wenn wir das System als laufende Leistung für Sie betreiben sollen (statt es zu übergeben), ist das eine monatliche Rate, die wir vorab vereinbaren. Wenn Sie es nach dem Bau lieber selbst betreiben, entstehen keine monatlichen Kosten. Es gehört Ihnen.
Jedes Angebot ist ein Festpreis. Sie wissen genau, was Sie zahlen, bevor wir anfangen, und es ändert sich nur, wenn sich der Umfang ändert. Keine Stundenabrechnung, keine „kreativen Mehrkosten".
Was den Preis nach oben oder unten bewegt
Teurer: das System berührt mehr Werkzeuge · individuelle Logik, die es in Standardwerkzeugen nicht gibt · höhere Volumina (Agenten, die Tausende Interaktionen pro Tag abwickeln, nicht Dutzende) · mehr historische Daten, die zu migrieren sind.
Günstiger: ein klarer Prozess, der nur automatisiert (nicht neu entworfen) werden muss · moderne Werkzeuge, die Sie bereits nutzen und die sich sauber an Automatisierungsplattformen anbinden lassen · eng anfangen und ausbauen, statt alles auf einmal zu versuchen.
In den meisten Fällen gibt Ihnen das Analysegespräch direkt einen Festpreis für das erste System. Sie bekommen ihn danach schriftlich, aber Sie warten nie Tage oder Wochen auf ein Angebot.
Zahlungsbedingungen
Üblich, im Erstgespräch besprochen und vereinbart. Nichts Ungewöhnliches, nichts Überraschendes.
Es geht nicht darum, die Günstigsten zu sein. Es geht darum, ehrlich und planbar zu sein, damit Sie es budgetieren können und genau wissen, was Sie für Ihr Geld bekommen.
Fragen, bevor Sie buchen
Wie schnell können wir anfangen?
Das Erstgespräch findet meist innerhalb einer Woche nach Ihrer Buchung statt. Wenn Sie sich für eine Zusammenarbeit entscheiden, beginnt der Bau des ersten Systems ein bis zwei Wochen später. Die meisten ersten Systeme laufen vier bis acht Wochen nach dem Erstgespräch.
Was passiert, wenn das erste System hinter den Erwartungen bleibt?
Das erste System wird bewusst klein gehalten, deshalb ist ein schwaches Ergebnis kein großer Rückschlag. Wenn etwas defekt ist, reparieren wir es ohne Zusatzkosten. Wenn die Annahmen falsch waren, passen wir den Umfang an. Was nicht passiert: dass Sie für ein System zahlen, das nie funktioniert.
Können wir mit einem kleineren Pilotprojekt starten?
Ja, in manchen Fällen. Wenn ein erstes Projekt erhebliche Unsicherheit trägt, können wir einen kostengünstigeren Piloten abgrenzen, um den Ansatz zu belegen, bevor Sie sich auf den vollen Bau festlegen. Nicht jedes Projekt braucht das. Die meisten ersten Systeme sind ohnehin klein genug, dass ein Pilot nur Schritte hinzufügen würde.
Arbeiten Sie mit Unternehmen, die auf Spanisch oder Deutsch arbeiten?
Ja. Unsere Kommunikation mit Kunden läuft auf Englisch, aber die Systeme, die wir bauen, können auf Spanisch, Deutsch oder in jeder Sprache arbeiten, die Ihre Kunden tatsächlich nutzen. Die KI-Modelle, mit denen wir arbeiten, sind von Haus aus mehrsprachig.
Was, wenn sich KI-Werkzeuge ändern und mein System veraltet?
Die Werkzeuge, mit denen wir bauen, werden aktiv weiterentwickelt, mit Abwärtskompatibilität als Priorität. Wesentliche Änderungen erfordern gelegentlich Anpassungen, wie bei jeder Software. Unsere Option der laufenden Betreuung deckt das ab; wenn Sie das System selbst betreiben, beraten wir Sie gern zu Aktualisierungen, wenn sie anstehen.
Arbeiten Sie mit Unternehmen außerhalb Mallorcas?
Ja. Wir sitzen auf Mallorca, arbeiten aber mit Kunden in Großbritannien, Spanien und der übrigen EU. Die Umsetzung erfolgt aus der Ferne (Videogespräche, cloudbasierte Systeme), der Standort begrenzt uns also nicht. Dieselbe Zeitzone genügt.
Wird KI mein Team ersetzen?
Nein, und das sollte sie auch nicht. Wir automatisieren die wiederkehrende Arbeit, die niemand gern macht und niemand von Hand machen sollte. Ihr Team behält die Arbeit, die Urteilsvermögen, Beziehungen und Erfahrung braucht, und bekommt mehr Stunden, um sie ordentlich zu machen. Die meisten Unternehmer stellen fest, dass ihr Team am Ende mehr Kunden betreut, nicht dass weniger Leute dieselben betreuen.