Automatización con IA para empresas de Mallorca, creada e implantada.
Somos un equipo con base en Mallorca que crea y gestiona los sistemas de IA que las pequeñas empresas de Palma y de todas las Baleares necesitan de verdad. Sin complicaciones, sin proyectos de un año, sin que tengas que poner ingenieros de tu lado. Dos o tres sistemas de alto valor, bien hechos, y después te los entregamos o te los gestionamos nosotros.
Más de 7 años en ventas en diez sectores, además de implantación de IA sobre el terreno · 1,5 M£ de facturación registrada a través del sistema que construimos para una empresa británica de transformación de la salud · Con base en Palma de Mallorca · Servidores europeos, RGPD por defecto, conforme al Reglamento Europeo de IA
Qué puede hacer realmente la IA por una empresa de Mallorca
La mayoría de los empresarios con los que hablamos ya saben que la IA podría ayudarles. Lo que no saben es por dónde empezar, qué hace cada herramienta, ni si la última novedad de la que todo el mundo habla sirve para una empresa de su tamaño. Así que, en lugar de hablar de IA en abstracto, aquí tienes tres situaciones que cualquier empresario reconocerá. Las tres tienen solución, y la mayoría están costando dinero real ahora mismo.
La consulta que llegó a las 21:00
Un empresario recibe una consulta por su web a las 21:47 de un martes. La ve el miércoles por la mañana. Para entonces esa persona ya ha escrito a dos competidores y ha reservado con quien contestó primero. Esto no es un problema de captación. Es un problema de velocidad de respuesta, y es la mayor fuente de ingresos perdidos que vemos en pequeñas empresas.
El seguimiento que nunca ocurrió
Una pequeña empresa recibe más consultas al mes de las que el dueño puede perseguir personalmente. Contesta al primer mensaje. La persona dice «déjame pensarlo». Y ahí se acaba todo. La mayoría de esas consultas se habrían convertido con tres o cuatro seguimientos bien planteados, pero la empresa está ocupada entregando trabajo y nadie tiene tiempo de perseguir un quizá.
Las cuatro horas semanales que no vas a recuperar
Un empresario dedica cuatro horas a la semana a administración. Perseguir firmas, actualizar hojas de cálculo, enviar facturas, mover datos entre herramientas. Nada de ese trabajo hace crecer el negocio, pero tampoco se hace solo.
Para una empresa británica de transformación de la salud con la que trabajamos, los sistemas que atacan exactamente estos tres problemas generaron 1,5 M£ de facturación registrada, 7 veces más actividad comercial con el mismo equipo y más de 11.000 seguimientos automatizados desde el lanzamiento. La sección siguiente explica cómo son esos sistemas.
Lo que todavía no puede hacer
Los empresarios con los que hablamos suelen esperar una de dos cosas. La IA como varita mágica que lo arregla todo, o la IA como moda sobrevalorada que no arregla nada. La realidad está en medio, y conviene ser claro sobre los límites honestos antes de que contrates a nadie, nosotros incluidos.
No arregla un proceso roto. Solo hace que ocurra más rápido.
Si tu proceso de ventas es confuso antes de la IA, seguirá siendo confuso después, solo que automatizado. Por eso cada proyecto empieza con una llamada corta: miramos cómo funciona tu empresa de verdad y, si lo que hay que arreglar es el proceso en sí, te lo decimos, aunque eso signifique que no nos contrates.
No sustituye el criterio humano en las decisiones que importan.
Si despedir a alguien. Si aceptar a un cliente exigente. Poner precio a un acuerdo a medida. Estas son las decisiones que dan forma a una empresa, y la IA no tiene nada que hacer ahí. Lo que sí hace bien: liberarte las horas que ahora pierdes en administración, para que tengas más tiempo y más cabeza para las decisiones que solo tú puedes tomar.
No funciona sin límites, y los límites son justamente lo importante.
Un agente de IA funciona de forma fiable cuando su tarea es estrecha («responde a consultas con este tipo de respuestas, reserva llamadas en estas franjas»). Falla cuando se le dan tareas abiertas («averigua cómo hacer crecer esta empresa»). Cada sistema que construimos tiene límites duros y vías de escalado claras para todo lo que quede fuera. El objetivo es fiabilidad silenciosa, no magia autónoma.
No siempre acierta, y por eso nada importante funciona sin revisión humana.
Los modelos de lenguaje a veces alucinan. Las automatizaciones a veces se rompen cuando cambia una herramienta de la que dependen. Todo lo que importa (un mensaje que va a un cliente real, una decisión que afecta a los ingresos) lleva siempre una persona en el circuito. Ves todos los mensajes que salen, y puedes cambiar o apagar cualquier parte del sistema en cualquier momento.
Si esperabas oír «la IA lo puede hacer todo y se paga sola en una semana», esta no es tu página. La realidad es más tranquila, y más útil.
Por dónde empiezan la mayoría de empresas de Mallorca
Cada empresa con la que trabajamos empieza con dos o tres sistemas concretos, no con un documento de estrategia. Los tres de abajo cubren la mayor parte de lo que un pequeño empresario está perdiendo ahora mismo. Elige uno, y normalmente se paga solo antes de que construyamos el segundo.
Respuesta inmediata a consultas
El sistema: llega una consulta a tu web, tu WhatsApp o tu formulario de contacto. En segundos (a las 3 de la madrugada, un domingo, estando tú de vacaciones) esa persona recibe una primera respuesta inteligente y adaptada a lo que ha preguntado. Le responde, valora si encaja y le reserva una llamada directamente en tu calendario.
Encaja bien en: cualquier empresa donde entren consultas fuera del horario laboral, o donde quien contesta sea el fundador y el fundador esté ocupado. Es decir, casi todas.
Automatización del seguimiento
El sistema: la consulta que dijo «déjame pensarlo» entra en una secuencia por email, WhatsApp o SMS, el canal que encaje. Mantiene el contacto de forma personal, haciendo referencia a lo que preguntó originalmente, hasta que reserva o pide expresamente que se le deje de escribir. No es un email masivo. Es una secuencia real adaptada a su conversación.
Encaja bien en: empresas que reciben más consultas de las que pueden seguir personalmente, donde «ya me pondré con eso» es una disculpa interna conocida.
Recepcionista con IA
El sistema: un asistente, integrado en tu web o gestionando tu bandeja de entrada, que resuelve las preguntas habituales («¿aceptáis clientes nuevos?», «¿qué precios tenéis?», «¿dónde estáis?») y pasa a una persona todo lo que requiera criterio. Está disponible 24/7, no se cansa y nunca se olvida de contestar.
Encaja bien en: empresas que responden el mismo puñado de preguntas decenas de veces por semana, donde el tiempo de una persona rinde más en el trabajo de verdad.
La mayoría empieza por uno de estos, comprueba que funciona y después decide si el siguiente merece la pena. Nada es «la fase uno de diez». Un sistema cada vez.
La normativa europea, en lenguaje claro
La privacidad de los datos y la regulación de la IA son las dos preguntas que salen en toda primera llamada con un empresario europeo que se plantea implantar IA. Las dos tienen respuestas directas. Esto es lo que de verdad importa.
RGPD: dónde viven los datos de tus clientes importa
Bajo el RGPD, eres responsable de lo que ocurre con los datos personales de tus clientes, incluido dónde se almacenan y quién los trata. Cuando usas un servicio de IA con sede en Estados Unidos, esos datos normalmente salen de la UE, y la carga de documentarlo y defenderlo recae sobre ti.
Nuestro enfoque: todo lo que construimos para ti funciona en servidores europeos (los nuestros, en Francia). Los datos de tus clientes se quedan en la UE. Nada cruza el Atlántico para que una herramienta de IA funcione.
El Reglamento Europeo de IA: casi todo el uso en pequeñas empresas es de bajo riesgo
El Reglamento Europeo de IA es la primera ley seria de IA del mundo. Clasifica los sistemas de IA por nivel de riesgo, y la buena noticia es que lo que vas a usar de verdad (chatbots, secuencias de seguimiento, agentes de recepción, automatizaciones de flujos de trabajo) queda claramente en los niveles de «riesgo limitado» o «riesgo mínimo», donde los requisitos son ligeros. Con conocerlos basta para la gran mayoría de usos en pequeñas empresas.
Dónde empieza a importar: decisiones automatizadas de contratación, scoring crediticio, identificación biométrica, corrección de exámenes. Son categorías de alto riesgo que la mayoría de pequeñas empresas no tocan.
Qué significa esto en la práctica
Nuestro principio: todo lo que da la cara ante un cliente incluye una indicación clara de que hay IA implicada. La claridad es un punto de partida, no un trámite de cumplimiento. No construimos sistemas en las categorías de «alto riesgo» o «prohibido» del Reglamento Europeo de IA, y te lo diríamos si lo que nos pides cayera en alguna de ellas. Cada sistema registra lo que hace, así que puedes presentar un rastro de auditoría si alguna vez te lo piden.
Esto no es asesoramiento legal. Para eso, habla con un abogado. Pero es el punto de partida práctico que busca la mayoría de pequeños empresarios, y es la forma que tiene cada proyecto que hacemos.
Cómo funciona en realidad
La mayoría de proyectos de implantación de IA empiezan con una propuesta y un contrato de seis meses. El nuestro empieza con una llamada de 30 minutos y un sistema construido. Esto es lo que pasa de verdad si haces esa llamada, desde que la reservas hasta que algo está funcionando en producción.
Paso 1: Una llamada de 30 minutos, sin compromiso por ninguna parte
Miramos cómo funciona tu empresa de verdad. De dónde vienen las consultas. Cómo respondes. Dónde se quedan las cosas más tiempo del que deberían. Qué está ya automatizado y qué se sigue haciendo a mano a las 23:00 de un domingo.
Al final de esa llamada tendrás una lista concreta de los dos o tres sistemas que conviene delegar primero: los que devolverían más tiempo o más ingresos perdidos, en menos tiempo. Esa lista es tuya, nos contrates o no. Hay quien la coge y lo hace por su cuenta. La mayoría decide que hacerlo solo no compensa seis meses de trabajo, y nos contrata.
Paso 2: Construimos un sistema, bien hecho
Si decides trabajar con nosotros, eliges por cuál de los dos o tres empezar, normalmente el que más duele. Construimos ese sistema de principio a fin, conectado a las herramientas que ya usas. Los plazos varían según el sistema, pero «semanas, no meses» es el rango honesto para una primera implantación. No porque recortemos, sino porque un primer sistema bien acotado no necesita un año.
Nada más en tu empresa cambia mientras lo hacemos. Sigues funcionando como siempre; el sistema nuevo viene al lado, no en lugar de.
Paso 3: Lo ves funcionar y después decides qué viene
El primer sistema arranca. Lo ves en tus números: reservas que entraron de madrugada, seguimientos que cerraron un quizá, horas que has recuperado. A partir de ahí, puedes gestionarlo tú o podemos gestionarlo nosotros como servicio continuado. En cualquier caso, una vez demostrado lo que vale, decides si añadir el siguiente. O no. Llegas hasta donde quieras y ni un paso más.
Sin contrato de permanencia. Cada sistema siguiente es una decisión que tomas con resultados delante, no con proyecciones en una presentación.
Pruebas, no promesas
Dos pruebas, las dos nuestras. Una es de un cliente, la otra es nuestra propia empresa. Todas las cifras de abajo están medidas en sistemas reales, no estimadas.
Prueba 1: Una empresa británica de transformación de la salud
Antes: todo funcionaba con hojas de cálculo y memoria. Las consultas recibían respuesta solo cuando alguien se acordaba. La mayoría nunca tenían seguimiento. No había forma de ver qué operaciones se ganaban o se perdían.
Lo que construimos: un CRM completo (todas las consultas fuera de las hojas de cálculo), respuestas automáticas inmediatas a las consultas nuevas, secuencias de seguimiento que seguían hasta que alguien contestaba, e informes en vivo de qué se cerraba y qué se escapaba.
El resultado medible, sacado directamente de su propio CRM:
1,5 M£ de facturación registrada desde que el sistema entró en marcha
390 operaciones cerradas y registradas, donde antes no se veía ninguna
más de 11.000 seguimientos enviados automáticamente desde el lanzamiento
7 veces más actividad comercial con el mismo equipo, sin contratar a nadie
Todas las cifras de arriba están medidas, no estimadas. Encantados de repasar el caso completo en detalle en una llamada.
Prueba 2: La empresa en cuya web estás ahora mismo
Viacala funciona sobre el mismo stack que instalamos en clientes. El chat de esta web funciona con un agente de IA que resuelve preguntas habituales, cualifica visitantes y pasa las oportunidades reales a una persona. La auditoría de 6 preguntas es un embudo completo de captación construido en n8n. Los paneles con los que gestionamos nuestra propia empresa están construidos sobre Supabase, con la capa de informes en Metabase.
Cada uno de esos sistemas es algo que construiríamos para un cliente. Contamos exactamente cómo construimos cada uno en nuestros artículos.
Si quieres ver los sistemas funcionando antes de contratarnos, están funcionando ahora mismo en esta web.
Esa es toda la prueba: los números de un cliente y una demostración en vivo con la que ya estás interactuando. Todo lo de esta página lo puedes verificar navegando por el resto del sitio. Si eso no basta, no habrá prueba que baste.
Cuánto cuesta
La mayoría de agencias que presupuestan automatización con IA arrancan en 10.000 € o más para un primer proyecto. La consultoría de IA para grandes empresas cuesta varias veces eso. Lo nuestro suele costar menos que ambas, no porque recortemos, sino porque acotamos bien, no facturamos por horas y no añadimos capas de gestión de proyecto a un trabajo que no las necesita.
La forma aproximada
Damos un precio cerrado para la construcción, en función de lo que descubra la auditoría. La mayoría de primeros proyectos quedan bastante por debajo de ese suelo de 10.000 € de agencia. Si quieres que gestionemos el sistema por ti como servicio continuado (en lugar de entregártelo), es una cuota mensual que acordamos por adelantado. Si prefieres gestionarlo tú una vez construido, no hay coste mensual. Es tuyo.
Todo presupuesto es cerrado. Sabrás exactamente lo que pagas antes de empezar, y no cambia salvo que cambie el alcance. Sin facturación por horas, sin «desviaciones creativas».
Qué sube o baja el precio
Más caro: el sistema toca más herramientas · lógica a medida que no existe en herramientas estándar · volúmenes altos (agentes gestionando miles de interacciones al día, no decenas) · más datos históricos que migrar.
Más barato: un proceso claro que solo necesita automatizarse (no rediseñarse) · herramientas modernas que ya usas, de las que se integran limpiamente con plataformas de automatización · empezar acotado e ir ampliando, en lugar de intentar abarcarlo todo.
En la mayoría de casos, la llamada de auditoría te da un precio cerrado para el primer sistema en el momento. Lo recibes por escrito después, pero nunca vas a esperar días o semanas a que llegue una propuesta.
Condiciones de pago
Estándar, comentadas y acordadas en la llamada inicial. Nada raro, nada sorprendente.
La idea no es ser los más baratos. Es ser honestos y predecibles, para que puedas presupuestarlo y sepas exactamente qué recibes por lo que pagas.
Preguntas antes de reservar
¿En cuánto tiempo podemos empezar?
La llamada inicial suele ser dentro de la semana siguiente a que la reserves. Si decides trabajar con nosotros, la construcción del primer sistema empieza una o dos semanas después. La mayoría de primeros sistemas están funcionando entre cuatro y ocho semanas después de la llamada inicial.
¿Qué pasa si el primer sistema no rinde?
El primer sistema se acota pequeño a propósito, así que que no rinda no es un revés grave. Si algo está roto, lo arreglamos sin coste adicional. Si las hipótesis eran erróneas, ajustamos el alcance. Lo que no pasa: que pagues por un sistema que nunca funciona.
¿Podemos empezar con un piloto más pequeño?
Sí, en algunos casos. Si un primer proyecto tiene incertidumbre relevante, podemos acotar un piloto de menor coste para validar el enfoque antes de comprometerse con la construcción completa. No todos los proyectos lo necesitan. La mayoría de primeros sistemas ya son lo bastante pequeños como para que un piloto solo añadiera pasos.
¿Trabajáis con empresas que operan en español o alemán?
Sí. Nuestra comunicación con el cliente es en inglés, pero los sistemas que construimos pueden operar en español, alemán o cualquier idioma que usen tus clientes de verdad. Los modelos de IA con los que trabajamos son multilingües de forma nativa.
¿Y si las herramientas de IA cambian y mi sistema se queda obsoleto?
Las herramientas con las que construimos están en desarrollo activo y con la compatibilidad hacia atrás como prioridad. Los cambios sustanciales a veces requieren actualizaciones, como en cualquier software. Nuestra opción de servicio continuado lo cubre; si gestionas el sistema tú, te asesoramos encantados sobre las actualizaciones cuando hagan falta.
¿Trabajáis con empresas fuera de Mallorca?
Sí. Tenemos base en Mallorca pero trabajamos con clientes en Reino Unido, España y el resto de la UE. La entrega es remota (videollamadas, sistemas en la nube), así que la ubicación no nos limita. Con estar en la misma franja horaria basta.
¿La IA va a sustituir a mi equipo?
No, y no debería. Automatizamos el trabajo repetitivo que nadie disfruta ni debería estar haciendo a mano. Tu equipo se queda con el trabajo que requiere criterio, relación y experiencia, y gana horas para hacerlo bien. La mayoría de empresarios ven que su equipo acaba atendiendo a más clientes, no que menos personas atiendan a los mismos.